涉外公证注意事项

涉外公证是公证机构最原始的业务，可以说公证处的恢复就是因为涉外业务。随着公证制度的完善和国际交往的增强，涉外公证逐步成为涉外公证机构的重要业务。为了更好地办理涉外公证，增强涉外公证员＊＊效率和保证公证质量，减少当事人＊＊时间和成本，本文就涉外公证机构办理涉外公证业务和国外对涉外公证书的要求进行详细阐述。　

　一、概念、作用及申请　　涉外公证是公证机构根据当事人的申请，依法对发生在国内的法律行为或具法律意义的文书和事件的真实性、合法性予以证明，出具用于境外使用的公证书的一种证明活动。随着改革开放的进一步深入，要求办理涉外公证的事项也越来越多，我国公证机构依法办理涉外公证业务，对保护申请人的合法权益，促进对外交流与发展，具有重要意义。　

　涉外公证文书一般用于我国公民出国留学、工作、探亲、定居、旅游，以及我国企事业法人单位、国家机关的对外交往；也有部分当事人是华侨、侨眷、旅居我国的外国人。　　涉外公证主要有出生公证、学历公证、经历公证、婚姻状况公证、机动车驾驶证公证、职业资格证公证、存款公证、未受刑事制裁公证、收养公证等。涉外公证必须使用司法部监制的水印纸打印公证文书。　

　涉外公证的申请有别于国内公证，公证申请人为自然人的，其范围应当适当宽松。即自然人可以申请办理涉及近亲属的人身权的涉外公证事项，如出生、死亡、居住、亲属关系、婚姻状况、学历、经历、收入证明、资格证书、自信证明等。所谓办理近亲属公证，一般是指父母可以申办涉及子女的涉外公证、兄弟姐妹之间可以办理相关涉外公证。即公证申请人（在公证申请表上签名人）所申办的公证事项必须与其有利害关系，否则必须提供公证委托书方可受理公证申请。自然人办理其近亲属的涉外公证，其公证申请表和询问笔录必须签署本人名字，不得签署近亲属姓名。　

　涉外公证一般来讲其申请人的户籍所在地、事实发生地、行为（申请公证行为）发生地公证机构均可受理，但未刑公证、未婚公证、国籍公证、户口簿及身份证公证等必须是户籍所在地公证机构受理，经历公证、收入证明公证、存款证明公证、再读证明公证等证明类公证事项必须是事实发生地（出具证明地）公证机构受理。不受管辖约束的公证事项一般为证书类（出生证、健康证除外）公证事项。

二、主要公证事项应提供的证明材料　

　1.出生公证　　《出生公证书》的内容包括申请人的姓名、性别、出生日期与地点、父母姓名等。申办出生公证，须向公证处提供本人户口簿、居民身份证或其他身份证明、本人的出生证原件等。如果当事人的父母与其不在同一户口簿上，须向公证处提供工作单位或街道办事处或乡（镇）政府出具的证明，证明要详细写明其姓名、性别、出生年月日，出生地点、生父母姓名。此外须提供当事人照片。

　　2．学历、学位和成绩公证　　应当提供毕业证书、学位证书、成绩单原件，无法提供成绩单原件的，其复印件上应当加盖出具单位印章。　

　3．经历公证　　提供申请人所在工作单位或街道办事处或乡（镇）政府出具的证明。证明应详列申请人的姓名、性别、出生年月日、何年何月至何年何月在什么单位做什么工作或任何职务。有职称的应提供职称证书，如工程师证，厨师证、驾驶执照等。　

　4.亲属关系公证　　提供申请人所在地工作单位或街道办事处或乡（镇）政府出具的证明。证明应详细列明申请人与关系人的姓名、性别、出生年月日、现在住址以及与他们之间是何种亲属关系等。　　

5. 未刑公证　　提供户籍所在地公安局派出所出具的证明。　　

6. 婚姻状况公证　　提供结婚证、离婚证、未婚等证明材料。其中无婚姻登记记录证明必须是户籍所在地婚姻登记机构出具的证明。需要粘贴照片的，须提供当事人照片。　

7.资格（职称）公证　　提供本人资格（职称）证书原件。技术等级证书必须是劳动部或者省、自治区、直辖市劳动厅核发的中英文对照的证书，市区颁发的证书不予受理。《护士执业证书》必须是卫生部或省、自治区、直辖市卫生厅核发的证书。气功师证书不得受理。　

8.存款公证　　提供银行出具的《存款证明书》原件，及与之相关的存单原件。　　

9、其他证明类公证　　提供需要证明文书的原件。

三、国际某些国家对公证的特殊要求　　

发往域外使用的公证文书一般都需附外文译文。《公证程序规则》第三十九条第二款规定：“根据需要或当事人的要求，公证书可附外文译文。”关于公证文书译文语种问题司法部虽然下发几个规定，但就国际上各个国家而言，很不全面。大部分国家对译文的语种的要求是单一的，但也有个别国家可以是多语种的。目前，绝大多数的国家要求公证文书译文都是其本国的官方语言，英语是最常用的语种，国际上多数国家都要求附英文翻译。其主要语种翻译如下：　

　需翻译法语的国家除法国外，还包括一些非洲国家；　

　需翻译意大利语只有意大利；　

　需翻译西班牙语的国家比较多，包括西班牙和南美洲的大多数国家；　

　需翻译葡萄牙语的国家除葡萄牙以外，还包括南美洲的巴西；　

　需翻译俄语的国家主要是独联体国家，如俄罗斯，乌克兰等；　

　需翻译德语的国家包括德国和奥地利；　

　需翻译捷克语的国家包括捷克和斯洛伐克，但在斯洛伐克使用的公证文书也接受英语；　　

 需翻译韩语的国家包括韩国和朝鲜，但韩国同时也接受英语。　

 发往日本使用的公证文书一般来说是不需要译文的，但也有个别当事人会要求附上日文译文。基本上来说，绝大部分的涉外公证书翻译语种就是以上所述的一些情况，但个别公证书可能会因为用途不同而要求的译文语种也会有所区别，有的当事人还有翻译两种语种的需求。所以当事人在申办公证时，应注意该国对译文语种的要求，否则会给当事人带来许多不必要的麻烦。　　

涉外公证书一般来讲是需要认证方能使用，根据各国对公证书认证的有关规定，下面列举一些有关国家对涉外公证书的要求：　

　阿尔及利亚：需附法语译文。　

　阿曼苏丹：附阿拉伯语译文，同时接受英语译文。　

　阿根廷：需附西班牙译文，承办公证员必须在公证书上亲笔签名，不得盖司法部注册的签名章。其中未刑、未婚公证书3个月内有效。

　阿富汗：必须附阿拉伯译文。　

　埃及：附阿拉伯语译文，同时接受英语译文。　

　安哥拉：附葡萄牙语译文。　

　奥地利：附德语译文，并需附译文与原文相符公证。学历、结婚公证必须为复印件与原件相符形式。用于定居的未刑公证有效期1个月。出生公证加现住。　

　巴拿马：附西班牙译文或者英语译文。　

　巴西：附葡萄牙语译文。

　巴基斯坦：附乌尔都语译文，同时接受英语译文。　

　比利时：未刑公证有效期6个月，结婚公证必须为结婚证复印件与原件相符形式。　

　布隆迪：附法语译文。　　

  玻利维亚：附西班牙译文。　　

  德国：附德语译文，有时（少数情况）也允许英文译文，其中出生公证必须附译文与原文相符公证。　

  厄瓜多尔：附西班牙译文或者英语译文。　

  俄罗斯：附俄语或者英语译文，并需附译文与原文相符公证，同时证明其被证明文书的译文与原文相符。护照必须办理公证。　

  法国：附法语译文，出生公证必须粘贴当事人照片，并在照片上压钢印。　　

  芬兰：婚姻公证、出生公证必须采用结婚证、离婚证（或离婚判决）、出生证复印件与原件相符形式。未婚（含未达到法定婚龄青年）、未再婚（包括离婚或丧偶未再婚）必须有婚姻登记机构出具证明，采用复印件与原件相符形式。　

　古巴：附西班牙译文。　

　哥伦比亚：附西班牙译文。结婚公证为直接的实体公证，粘贴合影的彩照。出生、未刑公证粘贴当事人照片。　

　哥斯达黎加：附西班牙译文。　

　哈萨克斯坦：附哈萨克语或英语译文，必须附译文与原文相符公证，同时证明被证明文书的译文与原文相符。未婚、未刑公证采用证明有权部门（婚姻登记部门、公安部门）的印章属实，不得采取实体证明或者复印件相符形式。公证书涉及当事人姓名后必须加注护照号码，并在公证书末页附护照复印件，与公证书装订在一起。　

　荷兰：所有公证书半年有效。离婚公证（含离婚证、离婚调解书、判决书）采用证明复印件与原件相符形式；结婚公证采用实体公证，必须粘贴双人合影照片，两张单人照片不被采用。当事人姓名译文必须使用汉语拼音，如当事人护照姓名与汉语拼音不一致（如方言），可在汉语拼音后用括号加以注明，即汉语拼音（护照字母）。出生公证多数采取证明《出生证》复印件形式。　

　韩国：附韩文译文，接受英语译文。需办理译文与原文相符公证。韩国的人名、地名若难以翻译，可直接使用韩文，不作翻译。　　

  捷克：出生和亲属关系公证中，公证书出现的人物均应有其出生日期。结婚公证采取复印件与原件相符形式。特殊要求：学历公证包括毕业证、成绩表和授课时间三项内容，公证书装订为一本；技术公证包括证书、培训项目，公证书装订为一本。　

　科威特：学历公证应为复印件与原件相符形式。　

　利比亚：附阿拉伯译文。　

　黎巴嫩：附阿拉伯译文，同时接受英语译文。　

　墨西哥（含尼加拉瓜、危地马拉、洪都拉斯）：结婚公证为实体公证，附合影照片。　　

  缅甸：附缅语译文，同时接受英语译文。　

　摩洛哥：附法语译文。　　

  美国：附英语译文，同时办理译文与原文相符公证。出生公证必须粘贴照片。公证书需要出具三份以上。　　

  马来西亚：未婚公证，应由当地婚姻登记机构出具当事人在当地无婚姻登记记录，证明其《无婚姻登记记录证明》的复印件与原件相符。《无婚姻登记记录证明》内容必须有当事人身份证号码。                                        

  马达加斯加：附法语译文。　

  尼日利亚：民事证书采取复印件与原件相符形式，不得办理实体公证。　

  葡萄牙：附葡萄牙语译文，接受英语译文。　

　沙特：附阿拉伯译文，接受英语译文。　

　索马里：附阿拉伯语译文，接受英语译文。　　

  泰国：附泰语译文，接受英语译文，出生、未婚公证必须粘贴照片。　

　塔吉克斯坦：附俄语译文。　　

  土库曼斯坦：必须附译文与原文相符公证，对被证明文书的译文应证明其译文与原文相符。　　

  土耳其：附土耳其语译文，接受法语译文。　

　突尼斯：附阿拉伯语译文，接受英语译文。

　委内瑞拉：附西班牙译文。结婚公证为实体公证，公证书须有双方身份证号码。出生公证证明《出生证》复印件与原件相符，无《出生证》的证明医院补发出生证明的印鉴属实。　

　乌拉圭：附西班牙译文。　

　乌兹别克斯坦：接受英语译文，附译文与原文相符公证。　

　西班牙：附西班牙译文。　　

  新西兰：未刑公证采用证明原件印鉴属实形式。

　越南：附越南语译文，接受英语译文。　

　约旦：附阿拉伯语译文，接受英语译文。　

　伊拉克：附阿拉伯语译文，接受英语译文。　

　意大利：必须附意大利语译文，被证明文书译文须加盖翻译公司印章。学历公证必须是复印件与原件相符形式，大学以上学历需作历年学习成绩单公证。结婚和未刑公证有效期3个月，出生无期限，其他公证有效期6个月。结婚公证必须是复印件与原件相符形式，需办理双方结婚证复印件公证。所有公证证词不得有“意大利文译文与中文原文相符”字样。　　

  印度尼西亚：出生证明、未受刑事处分证明、婚姻状况证明（离异者除未再婚证明外，还须提供离婚协议书公证或法院离婚判决书公证）须在户口所在地的公证处公证。　

　也门：附阿拉伯语译文，接受英语译文。

　除上述未名例的国家和地区，对公证没有特殊要求，并且均接受英语译文。北欧国家如丹麦、冰岛、挪威对出生公证多采取证明《出生证》复印件的形式。

四、公证书装订　　

涉外公证是公证处成立之初的主要业务，关于公证书的装订司法部1981年曾下发过文件，其装订顺序是公证书、公证书译文，有被证明文书的，其被证明文书译文排在公证书前。1993年司法部又对公证书的装订进行了修改，对于证明有法律意义文书的，应将所证明文件的译文排在公证书证词之后，再将公证书译文排在证明文件的译文之后。但该文件同时又规定：“对于仅证明译文与原文相符的，应将所证明文件的中文排在第1页，其译文排在第2页，公证书排在第3页，公证书译文排在第4页”。此项规定与其上面的排列顺序相冲突，另外对公证证词证明其原件与复印件相符，又证明其译文与原文相符的，如俄罗斯使用的公证书，到底是适用前项还是后项，实践中难以掌握。目前的情况是，由于司法部在公证处成立之初就下发了公证书装订格式，后来的修改有许多公证处没有认真执行，有的承办公证员仍然认为被证明文书译文排在公证书前是正确的，并且这种排列方法解决了不是单纯证明译文与原文相符的公证问题，致使部分公证机构没有更改。　

　关于公证书的装订，执行司法部1993年文件固然正确，但继续按1981年文件规定装订并不影响公证书的效力，关键问题是在同一公证机构必须采用同样的装订方式。对于多年一直没有更改装订方式的公证机构，为确保公证书认证的顺利通过，不提倡强制更改。　

　对于粘贴当事人照片的，由于各国要求不尽相同，司法部规定也不严格，只要求免冠。有些国家要求彩照，有的国家未有要求，对结婚公证，有的国家要求合影，有的国家未有要求，对此公证机构应当统一。即对粘贴单人照片的，宜为二寸免冠彩照，对于粘贴夫妻二人照片的，宜为二寸二人免冠合影彩照。

五、公证书写作　　

    公证书是国家公文之一，其文字排版应符合公文要求。根据国家公文的要求，采用A4纸的公文，页面为28例，即每行28个汉字（包括标点符号）。根据司法部关于公证书格式的要求，公证书标题为宋体二号字，其他文字为仿宋三号字，其中编号右齐，尾部适当右移。打印涉外公证书必须按此要求进行。

两种语种的翻译公证　　

个别当事人申办公证要求公证处翻译两种以上译文，对此公证处可以满足其需要。需注意的是，两种语种不能同时装订在同一本公证书中，应当分别装订。即汉语公证书多打印一套，分别与对应的译文装订。　

译文注意事项　

对于译文，尤其是机构名称、地名，有些是有专有名词，翻译公证书应当与其一致。如各大学名称，可参照其网站上的英文名称翻译。外国地名要求当事人提供其本国的西文名称，并音译出汉文，否则可能造成翻译后与其不一致。因韩国是接受双语（韩语、英语）译文的国家，并且韩国有使用汉字的情况，对于韩国使用的公证书，有韩国地址的，要求提供音译汉文，如果当事人要求公证书译英文，则需在韩文基础上提供英译文，不能在提供的音译汉文基础上译英文。